About the Role
Zakres obowiązków: 1) Prowadzenie sekretariatu i kancelarii szkoły
- Przyjmowanie, rejestrowanie, rozdzielanie i wysyłka korespondencji (papierowej i elektronicznej) z zachowaniem instrukcji kancelaryjnej; prowadzenie rejestru pism przychodzących i wychodzących oraz ewidencji dokumentów wymaganych prawem.
- Obsługa interesantów (uczniowie, rodzice, nauczyciele, goście), udzielanie informacji i kierowanie do właściwych osób; obsługa telefonu i poczty elektronicznej.
- Prowadzenie terminarza spotkań służbowych dyrektora oraz organizacja spotkań.
- Zamawianie i ewidencja druków ścisłego zarachowania (m.in. giloszy świadectwa).
- Prowadzenie księgi kontroli.
- Czynności związane z zamawianiem i wydawaniem legitymacji uczniowskich i nauczycielskich.
- Gromadzenie i przechowywanie szkolnych aktów prawa wewnętrznego (zarządzenia, regulaminy, instrukcje).
- Zabezpieczanie dokumentacji i pieczęci, zgodnie z zasadami ochrony danych i instrukcją kancelaryjną.
2) Sprawy uczniowskie i przebieg nauczania
- Prowadzenie księgi uczniów, elektronicznej ewidencji uczniów (SIO), zakładanie i archiwizacja arkuszy ocen; wydawanie legitymacji i ich duplikatów; kart rowerowych i ich duplikatów, wystawianie zaświadczeń.
- Sporządzanie i wydawanie duplikatów i odpisów świadectw zgodnie z przepisami.
- Prowadzenie e-sekretariatu w Librus Synergia.
- Przygotowanie danych do dokumentacji egzaminacyjnej i arkusza organizacyjnego.
- Bieżąca obsługa spraw uczniów i rodziców (zaświadczenia, odpisy arkuszy ocen, potwierdzanie zgodności kopii).
- Zgłaszanie uczniów do Egzaminu Ósmoklasisty.
3) Sprawozdawczość i bazy danych
- Przygotowywanie sprawozdań i zestawień dla GUS, organu prowadzącego i nadzoru;
4) Prowadzenie i nadzór nad kompletnością oraz terminowością SIO w zakresie sekretariatu; aktualizacja danych w systemach.
5) Archiwizacja, kontrole i BHP/RODO
- Prawidłowe archiwizowanie dokumentacji (organizacyjnej, uczniowskiej, kadrowej) zgodnie z JRWA, instrukcją kancelaryjną i archiwalną; przec