Sekretarka / Sekretarz (K/M)

SEKRETARKA / SEKRETARZ Opis

Dla naszego klienta Krzyżanowski Partners Sp. z o.o. który jest spółką holdingową oraz centrum usług wspólnych, świadczącym kompleksowe wsparcie na rzecz wielu firm prowadzących działalność w różnych branżach.

Zapewnia obsługę spółek między innymi w obszarze finansowym, księgowym, prawnym, administracyjnym i organizacyjnym. Wspieramy zarządy oraz zespoły poszczególnych spółek, dbając o sprawny przepływ informacji, dokumentów i procesów w całej grupie.

Miejsce pracy: Pionki, ul. Zakładowa 7

Rodzaj zatrudnienia: umowa o pracę na zastępstwo, pełny etat

Godziny pracy: 7:00–15:00 lub 8:00–16:00

Zadania:

• kompleksowa organizacja pracy sekretariatu i bieżącej działalności biura,

• zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów pomiędzy spółkami, zarządami oraz poszczególnymi działami,

• obsługa połączeń telefonicznych oraz poczty elektronicznej,

• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

• odbieranie, rejestrowanie, nadawanie i monitorowanie przesyłek krajowych oraz zagranicznych,

• obsługa korespondencji wewnętrznej pomiędzy spółkami i jednostkami organizacyjnymi grupy,

• przyjmowanie gości, interesantów, klientów i kontrahentów,

• dbanie o profesjonalny wizerunek firmy w kontaktach osobistych, telefonicznych i mailowych,

• udzielanie podstawowych informacji oraz kierowanie spraw do właściwych osób, działów lub spółek,

• przygotowywanie sal i pomieszczeń do spotkań zarządów, zespołów i gości zewnętrznych,

• obsługa spotkań, w tym przygotowywanie poczęstunków oraz serwisu kawowo-herbacianego,

• organizacja cateringu, rezerwacja hoteli oraz wsparcie w organizacji wizyt gości,

• organizacja zebrań, spotkań służbowych, delegacji oraz wyjazdów służbowych pracowników i członków zarządów,

• współpraca z działami finansowym, księgowym, prawnym i administracyjnym w zakresie bieżącej obsługi dokumentów i informacji,

• sporządzanie prostej dokumentacji, pism, zestawień, prezentacji i raportów,

• koordynowanie obiegu faktur i innych dokumentów kosztowych,

• prowadzenie podstawowych rejestrów i ewidencji administracyjnych,

• organizowanie zaopatrzenia biura w materiały biurowe, artykuły spożywcze i środki czystości,

• dbanie o wyposażenie biura oraz utrzymanie go w należytym stanie,

• dbanie o estetykę, porządek i właściwą organizację przestrzeni biurowej,

• obsługa urządzeń biurowych, w tym komputera, drukarki, bindownicy i laminatora, oraz drobnego sprzętu AGD,

• zgłaszanie usterek urządzeń i wyposażenia do właściwych osób lub serwisów zewnętrznych,

• współpraca z dostawcami usług administracyjnych i biurowych,

• wspieranie pracowników w przestrzeganiu zasad organizacyjnych obowiązujących w firmie,

• wykonywanie innych bieżących zadań administracyjnych związanych z obsługą spółki holdingowej i podmiotów należących do grupy.

Oczekujemy:

• gotowość do pracy w pełnym wymiarze czasu pracy,
• bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i odpowiedzialność,
• umiejętność koordynowania wielu spraw jednocześnie i właściwego ustalania priorytetów,
• komunikatywność, otwartość i pozytywne nastawienie do ludzi,
• wysoka kultura osobista i profesjonalizm w kontaktach z członkami zarządów, pracownikami, klientami i kontrahentami,
• umiejętność zachowania dyskrecji i poufności w związku z dostępem do dokumentów oraz informacji dotyczących różnych spółek,
• umiejętność działania dynamicznie, sprawnie i z inicjatywą,
• dokładność, zaangażowanie i dbałość o szczegóły,
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint,
• komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie na poziomie minimum B1,
• czynne prawo jazdy kat. B,
• mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.

Oferujemy:

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• pracę w stabilnej spółce wspierającej firmy działające w różnych branżach,
• możliwość zdobycia szerokiego doświadczenia w centrum usług wspólnych,
• bezpośrednią współpracę z zarządami, kadrą menedżerską oraz specjalistami z obszarów finansowych, księgowych, prawnych i administracyjnych,
• ciekawą i różnorodną pracę, w której każdy dzień przynosi nowe zadania i kontakty,
• możliwość poznania zasad funkcjonowania wielu spółek o różnych profilach działalności,
• możliwość rozwoju zawodowego, podnoszenia kwalifikacji, a w przyszłości również awansu,
• możliwość nauki języka angielskiego lub niemieckiego,
• przyjazną atmosferę pracy i wspierający zespół,
• bardzo dobre warunki pracy w biurze,
• niezbędne narzędzia pracy,
• ubezpieczenie grupowe na życie i zdrowie.

ROJO SP. Z O.O. jest Polską agencją zatrudnienia założoną w 2014 roku, wpisaną do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia pod numerem 18909.

Miejsce pracy​

 ul. Zakładowa 7
26-670 Pionki

Dodatkowe wymagania

Doświadczenie

Odpowiednie doświadczenie zawodowe

Dodatkowe informacje

Typ umowy

Umowa o pracę