Büroassistenz (m/w/d)

Für unser Büro in Weimar managst Du freundlich, engagiert und sehr zuverlässig unseren Büroalltag. Du bist zuständig für administrative und kaufmännische Aufgaben und erledigst diese verantwortungsbewusst und mit hoher Eigeninitiative. Wir arbeiten überwiegend papierlos und so fällt es Dir leicht, mit MS Office, MS Teams und KI-gestützten Prozessen umzugehen. In Deiner Position ist es wichtig, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und Aufgaben sowohl termingerecht als auch selbstständig fertig zu stellen. Du bist Ansprechpartner/in für die Mitarbeitenden und arbeitest mit der Geschäftsführung zusammen. Deine wöchentliche Arbeitszeit kannst Du Dir in Absprache flexibel einteilen. Ab Juli 2026 kannst Du als Büroassistenz bei uns beginnen, nach Absprache auch früher oder später. Deine Aufgaben Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie digitale Ablage und Dokumentation Prüfen, Versenden und Nachverfolgen von Rechnungen Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und der Lohnabrechnung mit DATEV Online Verwaltung von Personalunterlagen, wie Arbeitsverträgen, Krankschreibungen und Urlaubsanträgen Enge Abstimmung mit externen Partnern wie Lohnbüro und Buchhaltung Überprüfung und Optimierung von Arbeitsabläufen zur Steigerung der Effizienz Dein Profil Erfahrung im Büromanagement oder kaufmännischen Bereich Sicherer Umgang mit MS Office und Tools wie MS Teams Eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise Freude an Kommunikation und Organisation Ein ausgeprägtes Händchen im Umgang mit Menschen, insbesondere bei Personalaufgaben Tadellose Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich Engagement und die Bereitschaft, Prozesse aktiv zu verbessern