Personal Assistent

Functieomschrijving

Voor Gemeente Arnhem zoeken wij een Personal Assistent. Bij de opdrachtgever mag je jezelf zijn en is iedereen welkom.

Zij werken aan een cultuur waarin mensen zich betrokken voelen, diversiteit wordt gewaardeerd en niemand wordt uitgesloten.

Zij willen verschillen in talent, kennis en vaardigheden binden omdat die elkaar versterken.

Houd je van een dynamische werkomgeving waarin je voortdurend schakelt en geen dag hetzelfde is?

Wil je een cruciale rol spelen in het ontzorgen van leidinggevenden en het soepel laten verlopen van diverse projecten?

Dan is deze functie iets voor jou:

Personal Assistant (zwangerschapsverlof)

Wat ga je doen?

Je biedt ondersteuning aan een clustermanager op secretarieel en administratief gebied.

Je zorgt dat dagelijkse processen soepel verlopen en neemt diverse organisatorische taken op je.

Jouw belangrijke taken zijn:

• Plannen en coördineren van complexe afspraken.
• Beheren van e-mailcorrespondentie en agendabeheer.
• Bewaaken en beheren van administratieve processen.
• Voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor accurate verslaglegging wanneer nodig.
• Proactieve ondersteuning bieden zodat leidinggevenden zich op hun kerntaken kunnen richten.

Jouw profiel

Je bent van nature een organisatorisch talent en plannen en organiseren gaan je moeiteloos af.

Je schakelt snel en neemt graag initiatief.

Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en legt gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen.

Je werkt nauwkeurig en doelgericht, met oog voor het gewenste resultaat.

Je hebt ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden en weet hen effectief te ontzorgen.

Je behoudt overzicht in een dynamische omgeving en ondersteunt met plezier meerdere projecten en managers tegelijk.

Jouw toekomstige team

Je versterkt een professioneel, dienstverlenend en betrokken team dat dagelijks leidinggevenden en programmamanagers ondersteunt.

Het team werkt samen om processen te stroomlijnen en managers te ontzorgen, waarbij collegialiteit en betrokkenheid centraal staan.

Competenties

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Proactiviteit en nauwkeurigheid

Functie eisen

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende.

Functie wensen

• Je hebt aantoonbaar, recent minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie
• Je beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting
• Tijdens een verificatiegesprek wordt bij jou getoetst op de volgende competenties, conform de Competentiegids van de Rijksoverheid: Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, Plannen en organiseren, Samenwerken en Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid