Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Teilzeit (24 Std.)

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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Vorwort

Die BELKAW GmbH ist ein regionales Versorgungsunternehmen für Strom, Erdgas, Wärme und Wasser mit Sitz in Bergisch Gladbach. Seit mehr als 100 Jahren ist die BELKAW zu einem regionalen Versorgungsunternehmen in der Bergischen Region gewachsen und versorgt rund 200.000 Menschen. Derzeit ist die BELKAW in Bergisch Gladbach, Burscheid, Kürten, Leichlingen, Lindlar und Odenthal mit ihren Versorgungsleistungen aktiv.
Die Gesellschafter der BELKAW GmbH sind die Stadt Bergisch Gladbach mit einem Anteil von 49,9 Prozent und die RheinEnergie AG mit Sitz in Köln und einem Anteil von 50,1 Prozent.

Im Rahmen des bereits beschlossenen Eigenständigkeitsfahrplans wird die BELKAW GmbH ab dem 01.01.2025 insbesondere im Bereich Vertrieb, Marketing und Kundenservice die operativen Aufgaben eigenverantwortlich übernehmen. In diesem Kontext möchte die BELKAW nachfolgende Vakanz als Assistenz der Geschäftsführung besetzen.

Ziele

Durchführung sämtlicher verwaltungstechnischer und kaufmännischer Arbeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Sicherstellung eines reibungslosen, termingerechten und wirtschaftlichen Ablaufes unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit

Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie vertraglicher Vereinbarungen bei allen Tätigkeiten

Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und des Umweltschutzes bei allen Tätigkeiten

Handlung gemäß den BELKAW Unternehmenswerten

Deine Aufgaben

Erledigt die Korrespondenz der Geschäftsführung, d.h. priorisieren, filtern, verteilen und in Teilen eigenständig bearbeiten

Erledigt alle Schreibaufgaben selbständig

Erstellt und führt Statistiken nach Absprache

Führt und überwacht die Terminplanung sowie Terminabsprachen für die Geschäftsführung

Führt die Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet werden, durch

Führt und verwaltet die Wiedervorlage unter Beachtung der angewiesenen Wiedervorlagefristen

Führt die Ablage in einem strukturierten Ablagesystem online und digital durch

Bereitet Entscheidungsgrundlagen vor, mit folgenden Tätigkeiten: 
- Einholung von Auskünften und Informationen 
- Zusammenstellen der Informationen 
- Auswerten und Gegenüberstellen von Varianten

Bereitet Besprechungen (u. a. Gremiensitzungen, Aufsichtsratssitzungen) vor, mit folgenden Tätigkeiten:
- Einladung und Raumreservierung
- Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen

Betreuung von Kunden und Gästen

Führt die Übersicht zur Urlaubsplanung der BELKAW Führungskräfte

Plant und bereitet Dienstreisen für die BELKAW Führungskräfte vor und erledigt die Reisekostenabrechnung

Informiert die Mitarbeiter des Bereiches über innerbetriebliche Regelungen und koordiniert diverse Termine und überwacht deren Einhaltung

Aktualisiert die, in Papierversion vorhandenen, Organisationshandbücher der BELKAW entsprechend der zur Verfügung gestellten Aktualisierungslieferungen

Wendet die Inhalte fachlicher Einweisungen, Unterweisungen und Schulungen an und beachtet die Neuerungen und Änderungen gesetzlicher und technischer Bestimmungen, über die sie informiert wurde

Verantwortet und organisiert Inhouse Veranstaltungen der BELKAW in Rücksprache mit der Abteilung Marketing und Kommunikation

Verantwortet und koordiniert das BELKAW Event Ticketing: Pflege der verfügbaren Tickets sowie der Gästedaten unter Beachtung der Compliance-Richtlinien

Informiert den Vorgesetzten über das Geschehen im Aufgabengebiet insbesondere über außergewöhnliche Vorkommnisse

Erstellt Präsentationen mit gängiger Software

Profil

Energiewirtschaftliche Fachkompetenz

Berufserfahrung: in vergleichbarer Funktion, nachweisliche Kompetenz in der professionellen Organisation, Priorisierung und Koordination anspruchsvoller administrativer und strategischer Aufgaben

Vorausschauendes eigenverantwortliches Handeln: Potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkennen und proaktiv eigeninitiativ Lösungen entwickeln

Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion: Sicherer loyaler Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten

Ausgeprägtes Organisationstalent: Mehrere Aufgaben parallel strukturieren und effizient koordinieren

Hohe Belastbarkeit: Auch in dynamischen oder hektischen Situationen den Überblick behalten und souverän agieren

Digitale Kompetenz: Sicherer, moderner Umgang mit digitalen Tools, Daten und Medien

Soziale Kompetenz: Zuverlässiger, teamfähiger Charakter mit Durchsetzungsvermögen

Sicheres Auftreten: Selbstbewusste und freundliche Persönlichkeit mit einem gesunden Maß an Kommunikationsfähigkeit

Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse wünschenswert

Bewirb Dich jetzt und werde Teil der BELKAW-Familie! Sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Gehaltsvorstellungen und Deinem frühestmöglichen Eintrittstermin.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!