Mitarbeit Allgemeine Verwaltung (Vorzimmer der Leitung)

Der Aufgabenbereich umfasst die Mitarbeit im Vorzimmer der Leiterin mit folgenden Tätigkeiten:  Organisatorische Unterstützung der Leiterin bei ihren vielfältigen Aufgaben Wiedervorlagen und Terminüberwachung, Erarbeiten und Aufbereiten von Daten und Vorgängen Sekretariats- und Assistenzaufgaben: Telefonmanagement, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Überwachung terminrelevanter Vorgänge zur Sicherstellung fristgerechter Abläufe, Korrespondenz, Reisemittelbeschaffung in Abstimmung mit der zuständigen Reisestelle sowie Buchung der notwendigen Reisemittel Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Führung digitaler Akten Koordination von Besuchern für die Leitung Organisation von Veranstaltungen Mitarbeit Korruptionsprävention Bearbeitung von Zulagen für Beschäftigte Unterstützung bei der Auswertung von Stellenausschreibungen Eine Anpassung des Aufgabengebietes behalten wir uns vor. Anforderungen Sie haben: eine erfolgreich abgeschlossene Laufbahnausbildung des mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienstes und erfüllen die beamtenrechtlichen Vorrausetzungen für die Übernahme in die Zollverwaltung oder einen erfolgreichen Abschluss der Angestelltenprüfung I oder einen erfolgreichen Abschluss einer Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r als Justizfachangestellte/r als Notarfachangestellte/r als Rechtsanwaltsfachangestellte/r als Sozialversicherungsfachangestellte/r als Steuerfachangestellte/r                                                                                                                                                                                                                                                                                                  oder einen erfolgreichen Abschluss einer mit vorgenannten Ausbildungen vergleichbaren Ausbildung mit den Schwerpunkten Recht und / oder Wirtschaft oder einen erfolgreichen Abschluss einer Ausbildung als Bankkaufmann/-frau als Industriekaufmann/-frau als Kaufmann/-frau für Büromanagement / Kaufmann/-frau für Bürokommunikation / Bürokaufmann/-frau / Fachangestellte/r für Bürokommunikation als Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel als Kaufmann/-frau für Versicherungen und Finanzen als Speditionskaufmann/-frau    und/oder mehrjährige nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen im entsprechenden Berufsbild  Weiterhin haben Sie: die Bereitschaft zur ständigen fachlichen Fortbildung und die Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen und Fortbildungsmaßnahmen (ggf. auch mehrtägig und bundesweit) die Bereitschaft zur Dienstverrichtung zu unregelmäßigen / ungünstigen Zeiten die Bereitschaft, die Arbeitszeit den dienstlichen Erfordernissen anzupassen (ggf. auch außerhalb der Regelarbeitszeit) die Eignung und Bereitschaft zum Führen eines Dienst-Kfz; gültiger Führerschein der Klasse 3 bzw. B (kein Führerschein auf Probe) die Bereitschaft, sich bei Bedarf einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den MS-Office-Produkten, insbesondere in Excel, Word und Outlook    Wir wünschen: hohe Leistungsmotivation und Durchsetzungsvermögen sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sehr gutes Ausdrucksvermögen Team- und Kommunikationsfähigkeit Organisationstalent, Einsatzbereitschaft und Flexibilität Eigenständigkeit, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit gute Auffassungsgabe und Verwaltungsbewusstsein gute und sichere Umgangsformen sowie ein serviceorientiertes Auftreten