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Die gemeinnützige <strong><a href="https://www.independentliving-stiftung.de">INDEPENDENT LIVING Stiftung</a></strong> bündelt eine Vielzahl innovativer, hochwertiger und verlässlicher Bildungs- und Betreuungsangebote für Kinder- und Jugendliche in Berlin, Brandenburg, Sachsen und Sachsen-Anhalt. In unserer Verwaltung lösen wir Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Sachbearbeitung und Kommunikation für die Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen der Stiftung mit über 1.400 Beschäftigten. Wir sind über 40 Fachkräfte, die nach inhaltlichen Schwerpunkten in Teams mit 3-10 Mitgliedern zusammenarbeiten. Wir suchen für den Bereich Finanzen und Verwaltung Unterstützung im Bereich Office-Management/Sekretariat. Du arbeitest eng mit der Bereichs- und Teamleitung sowie erfahrenen Kolleginnen und Kollegen zusammen und profitierst von einer intensiven Einarbeitung und fortlaufendem fachlichen Austausch. Flexible Arbeitszeiten und ein kooperatives Arbeitsumfeld ermöglichen Dir eine ausgewogene Work-Life-Balance. <h3><strong>Vielseitigkeit ist Dein Programm</strong></h3> <strong>Deine Aufgaben:</strong> In Deinem Team „Information und Kommunikation“ (IuK) hältst Du die Fäden in der Hand und sorgst für Struktur. <strong>Office Management & Empfang</strong> <ul> <li>Du treibst die Digitalisierung voran: Arbeit im Dokumentenmanagementsystems (DMS), Bearbeitung Rechnungseingänge, Verteilung von Dokumenten, Unterstützung bei der Erarbeitung neuer Workflows</li> <li>Du unterstützt: bei der Archivierung und Dokumentation</li> <li>Du bist die zentrale Anlaufstelle: Empfang von Gästen, Telefonbetreuung und interne Kommunikation</li> <li>Du organisierst den Büroalltag: Postbearbeitung (digital/analog), Materialbestellungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Koordination von Handwerkern und Dienstleistern</li> <li>Du unterstützt: die Bereichsleitung und Teamleitung</li> </ul> <strong>Das bringst Du mit</strong> <ul> <li>Fundament: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement oder Bürokommunikation).</li> <li>IT-Skills: Sicherer Umgang mit MS-Office (z. B. Erstellung von Serienbriefen, Grundkenntnisse in Excel) und Offenheit für neue Softwaretools.</li> <li>Persönlichkeit: Du arbeitest selbstständig, strukturiert und bewahrst auch in turbulenten Momenten die Ruhe und Dein freundliches Auftreten.</li> <li>Mobilität: Dein Hauptarbeitsort ist Berlin, gelegentlich besuchst Du unseren Stiftungssitz in Frankfurt (Oder).</li> </ul> <strong>Warum wir? </strong> Wir schätzen Deine Arbeit und fördern Deine Work-Life-Balance: <ul> <li>Flexibilität: Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeit und die Möglichkeit zu hybridem Arbeiten (mobiles Arbeiten)</li> <li>Gesundheit & Vorsorge: betriebliche Altersvorsorge, Urban Sports Club Zuzahlung und ein Massagestuhl im Büro in Frankfurt (Oder)</li> <li>Extras: Fahrkostenzuschuss, 30 Tage Urlaub, frisches Obst sowie Heiß- und Kaltgetränke, regelmäßige Teamevents, Sommerfest und Weihnachtsfeier</li> <li>Für uns selbstverständlich: Eine gründliche Einarbeitung sowie regelmäßige Fort- und Weiterbildungen sind für uns selbstverständlich, wir stellen die IT-Ausstattung (Laptop, Headset, Maus-Tastatur)</li> <li>Perspektive: Deine Weiterentwicklung ist uns wichtig. Wir schauen zusammen nach Stärken und Schwächen und bieten intern die Möglichkeit die richtigen Aufgaben für Dich zu finden.</li> </ul> <strong>Bist Du bereit für eine Aufgabe mit Mehrwert?</strong> Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! Sende uns Deine Unterlagen inklusive Deines frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung bis zum 30.04.2026 zu.