Sekretær til kommunaldirektøren i Gribskov Kommune

Sekretær til kommunaldirektøren i Gribskov Kommune Er du en mester i kalenderstyring, og trives du med at være den, der skaber struktur og overblik i en travl hverdag? Som sekretær for kommunaldirektøren i Gribskov Kommune bliver du en del af Ledelsessekretariatet, hvis fornemmeste opgave er at få tingene til at spille omkring topledelsen i kommunen. Det falder dig naturligt at servicere og administrativt understøtte ledelsen, og du har en intuitiv forståelse for, hvad der er vigtigt og mindre vigtig. Hverdagen i stillingen Du bliver bindeleddet tæt på kommunaldirektøren, direktionen og politikerne og får en hverdag, hvor planlægning, koordinering og opfølgning fylder meget. Du vil derfor få en bred kontaktflade på alle niveauer både i organisationen og i kommunen som helhed. Du vil få en central rolle i at sikre, at møder, aftaler og opgaver omkring kommunaldirektøren forløber smidigt, og at der er styr på både kalender, materialer og praktiske detaljer. Opgaverne vil være præget af variation og skiftende tempo. Nogle dage er planlagte, andre kræver hurtige omprioriteringer og evnen til at bevare overblikket, når der opstår nye behov. Du kommer til at arbejde tæt sammen med både kommunaldirektøren, direktionen og kollegerne i Ledelsessekretariatet. Primære opgaver Kalenderstyring og -koordinering Klargøring af mødemateriale, herunder print Mødebookning inkl. forplejning – både for kommunaldirektøren, byrådet og de politiske udvalg Håndtering af borgerhenvendelser – også klager – både telefonisk og skriftligt Understøtte aktindsigtssager vedrørende direktionen Kontering af regninger og div. indberetninger Bestilling af rejser, overnatninger, m.m. Varetage Ledelsessekretariatets fællespostkasse Diverse administrative opgaver i Ledelsessekretariatet Dine vigtigste kompetencer Du har en administrativ uddannelse og erfaring med kalenderstyring, servicering og betjening af politikere eller topchefer. Herudover er du en stærk og detaljeorienteret administrator og organisatorer med styr på både opfølgning og kvalitet i dine opgaver. er du rigtig dygtig til kalenderstyring og koordinering og evner selvstændigt at prioritere på egne og kommunaldirektørens vegne. får du energi af at have og tage ansvar for, at opgaverne kommer i hus og de gode løsninger findes. er du dygtig til at formulere dig skriftligt og mundtligt, og du tilpasser din kommunikation til konteksten og målgruppen. trives du med en vekslende og uforudsigelig hverdag, hvor du både skal bevare overblikket og have blikket på den sidste detalje. motiveres du af at servicere og understøtte andre – og trives med at være i en understøttende rolle tæt på ledelsen, hvor ingen opgave er for triviel for dig. er du mødestabil og formår at agere i fortrolige rum Kultur og team Ledelsessekretariatet er en del af Center for Strategi og HR, som er en stabsfunktion med ca. 50 medarbejdere. Centeret består af 5 teams: Ledelsessekretariatet, Udvikling og Kommunikation, HR, Løn og Elever samt Service og Drift. Ledelsessekretariatet varetager byrådsbetjening samt borgmester- og direktionsbetjening, juridisk rådgivning og sagsbehandling samt koordinering og rådgivning ift. udbud- og kontraktstyring. Teamet består af 11 medarbejdere. Du bliver en del af et team, hvor vi har det godt sammen, og hvor vi hver dag gør en positiv forskel for organisationen. Vi ønsker en åben og direkte omgangstone, og vi vil være ambitiøse, fagligt stolte og rumme forskelligheder. Vores ambition som team er at bidrage til, at vores organisation lykkes med sine kerneopgaver. Vi ser os som ét hold, hvor vi alle bringer vores faglighed i spil, tager ansvar, er lydhør over for andre perspektiver og hjælper hinanden – også når opgaven ligger uden for egen kerneopgave. Vi har det både travlt og sjovt, og vi vil hinanden fagligt. Det fællesskab skal du ønske at være en del af og bidrage til. Hos os bliver du en del af en ambitiøs kommune med dygtige kolleger, stor variation i opgaverne og en hverdag tæt på de centrale beslutninger i kommunen. Vores hverdag er travl og alsidig, og kan indimellem være hektisk. Vi lægger vægt på en professionel tilgang til opgaverne, og vores samspil med resten af organisationen tager afsæt i vores værdier og en anerkendende tilgang. Du vil arbejde i et åbent kontorlandskab. Vi praktiserer fleksibel arbejdstilrettelæggelse med fokus på opgaven og balancen i hverdagen. Vi har flekstid, hvor mødetider og hjemmearbejde tilpasses opgaverne i dialog, så det fungerer for både dig og opgaven