Executive Operations Assistant – Life Sciences (m/w/d)

Für ein wachsendes Technologieunternehmen im Bereich Life Sciences suche ich aktuell eine Executive Assistant (m/w/d) in Berlin am Hackeschen Markt.

Das Unternehmen entwickelt KI Lösungen, die das Management medizinischer Informationen für Unternehmen der Life-Sciences-Branche deutlich vereinfachen, um Ärzte und Patienten mit wissenschaftlichen Informationen zu versorgen. Dafür werden Large Language Models (LLMs), Machine-Learning-Modelle und medizinische Expertise kombiniert – zugeschnitten auf die regulatorischen und wissenschaftlichen Anforderungen der Branche.

Das Team legt großen Wert auf Eigenverantwortung, sorgfältiges und genaues Arbeiten und eine Hands-on-Mentalität. Entscheidungswege sind kurz, Ideen sind willkommen und jede Person trägt sichtbar zum Fortschritt des Unternehmens bei.

Wenn du gerne organisierst, strukturiert arbeitest und auch dann den Überblick behältst, wenn viele Themen gleichzeitig laufen, dann könnte diese Rolle sehr gut zu Dir passen.

Werde Teil des Teams und sende uns Deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail oder einfach über den "DIREKT BEWERBEN"-Link im Kontaktfeld.

Was Du erwarten kannst

• Unbefristete Festanstellung in einem international wachsenden Unternehmen in Vollzeit 
• Attraktive Vergütung um 50.000 €, je nach Qualifikation und Erfahrung 
• Büro direkt am Hackeschen Markt in Berlin 
• Hybrid-Modell mit 40 % Homeoffice 
• Modernes und technologieorientiertes Umfeld 

Deine Aufgaben

• Termin- und Kalender-Management der Geschäftsführung 
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Reisen und Terminen 
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft 
• Vorbereitende Buchhaltung (Belege, Rechnungen, Abstimmung mit Steuerbüro) 
• Unterstützung bei administrativen HR-Themen, z.B. Mitarbeiter Programm Abwicklung
• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite 
• Koordination mit externen Partnern und Dienstleistern
• Event-Koordination (online und offline)

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium 
• Erste Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Administration wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse 
• Zuverlässige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise 
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen 
• Technische Affinität und Interesse an digitalen Tools