Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Secretaris Regio en Omgevingsvisie. Je leidt de processen voor de regionale samenwerking Ruimtelijke Ordening Rotterdamse Regio (RORR) en voor het kernteam omgevingsvisie, en bewaakt het overzicht op zowel regionaal bestuurlijk niveau als binnen het inhoudelijke kernteam.
RORR - secretaris
- Je fungeert als spin in het web tussen de gemeenten in de Rotterdamse regio.
- Je organiseert en bereidt bestuurlijk overleg, directeurenoverleg en strategenoverleg voor, inclusief agendabeheer en verslaglegging.
- Je zorgt dat relevante documentatie actueel en toegankelijk is voor betrokken partijen.
- Je bewaakt afspraken en besluiten, ondersteunt en adviseert bij strategische besluitvorming en zorgt voor tijdige rapportages en evaluaties.
- Je werkt nauw samen met de coördinerend directeur en het coördinatieteam om processen soepel te laten verlopen.
Kernteam omgevingsvisie - processecretaris
- Je richt je op de procesmatige en organisatorische kant van een inhoudelijk complex traject.
- Je organiseert overleggen, werksessies en bijeenkomsten en zorgt voor een goede praktische voorbereiding en agendahoofdlijnen.
- Je legt besluiten en afspraken vast en volgt deze actief op; je schrijft heldere verslagen en actielijsten.
- Je bewaakt planningen en mijlpalen, attendeert het kernteam op deadlines en aandachtsgebieden en houdt overzicht over de verschillende werkstromen.
- Je coördineert praktische aspecten van participatiebijeenkomsten, interne werksessies en bestuurlijke momenten en ondersteunt proactief de dagelijkse voortgang.
Jouw profiel
- Je bent strategisch en integraal sterk; je legt verbanden over domeinen heen en plaatst keuzes in een bredere stedelijke, regionale en bestuurlijke context.
- Je bent procesmatig stevig: je houdt overzicht, brengt structuur aan en verbindt inhoud, participatie en besluitvorming.
- Je bewaakt en plant besluitvormingsprocessen en doet proactief voorstellen ter ondersteuning van besluitvorming.
- Je bent communicatief vaardig en betrokken: je betrekt partners en deelnemers effectief bij het proces en onderhoudt heldere informatievoorziening.
- Je schrijft zorgvuldig en helder verslagen en actielijsten en hebt oog voor praktische organisatie en documentbeheer.
Organisatie
De organisatie Stadsontwikkeling richt zich op stedelijke ontwikkeling en economische investeringen. Zij initieert en begeleidt ruimtelijke en economische projecten, treedt op als publiek ontwikkelaar en kwaliteitsbewaker, werkt aan duurzaam verkeer en infrastructuur, handhaaft regels om wonen en leven veilig en aangenaam te houden, en beheert vastgoed voor publieke diensten en voorzieningen. Samen met private en publieke partners geeft zij vorm aan de stad en onderhoudt zij de kwaliteit van de leefomgeving.
Zij hecht waarde aan diversiteit en inclusie en gelooft in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen draagt de organisatie bij aan het verbeteren en versterken van de stad.
Functie eisen
- Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau, opgedaan uit eerdere werkervaring
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als secretaris in de afgelopen 5 jaar, met kennis en ervaring op het gebied van gemeentelijke processen en ruimtelijke ordening
- Je beschikt over goede schriftelijke vaardigheden, bijvoorbeeld door verslaglegging en andere schriftelijke communicatie met bestuurders en partners
- Je hebt ervaring met bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen
- Je hebt ervaring met ruimtelijke ordeningsvraagstukken, waaronder omgevingsbeleid en de Omgevingswet
- Je hebt ervaring met relatiebeheer; je betrekt partners actief bij het proces en behoudt overzicht op het netwerk van relaties binnen en buiten de organisatie
- Je hebt ervaring met Microsoft Office-applicaties zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
Functie wensen
- Je hebt werkervaring als secretaris binnen een strategisch team.
- Bij voorkeur heb je ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten en met het beheer van actie- en besluitenlijsten.