Tender & Sales Coordinator

Tender & Sales Coordinator

Place of work: Gdańsk

Key Responsibilities

• Receive and manage incoming tender, quotation, and proposal requests.
• Register opportunities and maintain accurate records within the CRM system.
• Review requests to ensure all required information and documentation has been received.
• Coordinate and assign enquiries to the appropriate Tender Specialist.
• Monitor tender progress and support internal follow-up activities.
• Communicate professionally with customers regarding the status of their enquiries.
• Manage tender documentation and maintain organized records within SharePoint and internal systems.
• Support customer portals, supplier registrations, and prequalification processes.
• Monitor document validity and assist with maintaining company certifications and standard documentation.
• Provide administrative support to Sales and Tender teams and assist with reporting and deadline management.

What We're Looking For

• Excellent written and spoken English.
• Strong organizational and communication skills.
• Experience in administration, sales support, customer service, or tender coordination.
• Experience with CRM systems and Microsoft Office.
• High attention to detail and ability to manage multiple priorities.
• Strong communication and interpersonal skills
• Professional, customer-focused, and service-oriented attitude.
• Experience with SharePoint, procurement portals, or tender processes is an advantage.

• Medicover package.
• 50% of Multisport card paid by Epcido.
• Free parking place.
• Annual bonus.
• Free English lessons at the office.
• Team building meetings.
• Remote work opportunity - 24 days per year.
• Flexible start between 7 and 9 am.
• Extra half day holiday for birthday.

As a Tender & Sales Coordinator, you will be the first point of contact for all incoming tender, quotation, and proposal requests. You will play a key role in ensuring opportunities are registered, organised, and distributed efficiently while supporting smooth communication between customers, sales teams, and tender specialists.

This position requires excellent organisational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities while maintaining a high level of customer service.

Klikając w przycisk Aplikuj, Aplikuj teraz lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne do Epcido Sp. z o.o. z siedzibą w: Żabi Kruk 16, 80-822 Gdańsk (Pracodawca - administrator danych), zgadzasz się na przetwarzanie przez Pracodawcę Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym, w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. W każdym czasie możesz cofnąć zgodę kontaktując się z nami pod adresem e-mail: info@epcido.com. Będziemy przetwarzali informacje o Tobie w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu, w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby wypełnić ciążące na nas obowiązki prawne dane wskazane w Kodeksie pracy (m.in. dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności, kwalifikacje) lub w innych przepisach prawa (według wymogów ogłoszenia); (b) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i Twojej dostępności do rozpoczęcia pracy); (c) w oparciu o Twoją zgodę (np. Twój wizerunek, zainteresowania); w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. Twój adres e-mail, który jest niezbędny do Twojej identyfikacji na formularzu Pracuj.pl). Twoje dane osobowe możemy przetwarzać także celu prowadzenia przyszłych rekrutacji na różne stanowiska (w oparciu o Twoją zgodę). Podanie danych osobowych wskazanych w przepisach prawa, niezbędnych do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub niezbędnych w naszym prawnie uzasadnionym interesie, jest obowiązkowe, żeby wziąć udział w rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś zgodę lub przetwarzamy je na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) do innego administratora danych. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres: maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia. Twoje dane osobowe możemy przekazać dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W razie pytań możesz się z nami skontaktować pod adresem e-mail: rodo@epcido.com ​