Functieomschrijving
Voor Gemeente Coevorden zoeken wij een Administratief Medewerker A. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand en vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Het is een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent impact heeft.
Zij helpen inwoners om hun plek in de samenleving te vinden. Van ondersteuning bij werk via de Participatiewet tot begeleiding bij maatschappelijke participatie en inburgering: zij zorgen dat mensen hun talenten benutten en volwaardig mee kunnen doen. Hun team is professioneel, betrokken en gericht op het boeken van concrete resultaten.
De uitdaging die je aangaat
Je levert voornamelijk secretariële ondersteuning aan drie teammanagers en ondersteunt de administratie en frontoffice van het team Actief voor Werk. Daarnaast pak je taken op binnen het cluster Vluchtelingenopvang. Je werkt in een dynamische omgeving waar plannen, schakelen en overzicht houden centraal staan. Je behoudt overzicht, onderscheidt hoofd- en bijzaken en werkt snel wegwijs in nieuwe werkwijzen en systemen. Je kunt zelfstandig opereren en bent direct van toegevoegde waarde.
Grofweg is de verdeling van je werkzaamheden:
- 80% secretariële werkzaamheden
- 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen
Jouw verantwoordelijkheden
Secretariële ondersteuning
- Agendabeheer voor drie teammanagers
- Inplannen van (externe) afspraken en reserveren van vergaderruimtes
- Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
- Organiseren van bloemen, gebak en attenties
- Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
- Wekelijks verzamelen van stukken, onder andere voor wethoudersoverleggen
- Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
- Plaatsen en beheren van documenten in iBabs
Administratie & Frontoffice
- Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
- Opvoeren van klanten in systemen
- Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
- Verdelen van intakes onder collega’s
- Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
- Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
- Verwerken van betaalopdrachten
Cluster Vluchtelingenopvang
- Plannen en organiseren van overleggen
- Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
- Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen
Jouw profiel
Je bent een organisatorisch sterke en proactieve professional die energie krijgt van plannen, regelen en ondersteunen. Als spin in het web verbind je mensen, processen en werkzaamheden. Je bent toegankelijk, communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen en zorgt dat afspraken worden nagekomen en informatie op de juiste plek terechtkomt.
Je houdt van nature overzicht, stelt prioriteiten en blijft rustig wanneer meerdere zaken tegelijk spelen. Je bent digitaal vaardig, voelt je snel thuis in nieuwe systemen en werkwijzen en werkt zelfstandig. Omdat deze inzet tijdelijk is, is het belangrijk dat je snel instapt, nieuwe informatie snel verwerkt en vrijwel direct van toegevoegde waarde bent.
Verder neem je het volgende mee:
- Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting
- Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker
- Nauwkeurigheid en het vermogen overzicht te behouden in een dynamische werkomgeving
- Organisatorische kracht en soepel schakelen tussen verschillende werkzaamheden
- Duidelijke, professionele en klantgerichte communicatie, zowel mondeling als schriftelijk
- Een verbindende houding richting collega’s, managers en externe contacten
- Digitale vaardigheden en het vermogen nieuwe systemen snel eigen te maken
- Betrouwbaarheid, flexibiliteit en goede prioriteringsvaardigheden
- Het vermogen om snel up-to-speed te zijn en zelfstandig werkzaamheden op te pakken
Functie eisen
- Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-opleiding.
Functie wensen
- Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in administratieve of secretariële richting
- Je hebt ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
- Je hebt kennis van plannen en organiseren in Outlook; graag een korte toelichting
- Je hebt ervaring in secretariële functies
- Leg uit waarom je een echte spin in het web bent en bij welke functies je zowel organisatorisch als administratief volledig in control was