Bereichsleiter Assistenz

Diese Aufgaben warten auf Sie: Unterstützung des Bereichsleiters Erstellung von Präsentationen und Berichten nach Vorlagen, bei Bedarf inklusive umfangreicher Daten aus verschiedenen Dateien, sowie Bereitstellung von Inputs zu relevanten inhaltlichen Themen Mitarbeit bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft Allgemeine Sekretariatstätigkeiten im Front- und Backoffice Bearbeitung von E-Mails und Erstellung von Bestellungen Planung von (internationalen) Reisen sowie Arbeitstreffen, Workshops und Besuchen interner und externer Kollegen und Geschäftspartner (aus dem In- und Ausland) Organisation des dynamischen Kalenders ausgewählter Führungskräfte sowie komplexe Terminkoordination und Geschäftstermine für das Team Verantwortung für die Reisekosten der Führungskräfte und zugeordneter Teammitglieder Unterstützung bei Zugängen oder Austritten von Mitarbeitern sowie bei der Betreuung neuer Mitarbeiter hinsichtlich administrativer Belange Anlegen und Bearbeiten von Bestellungen Unterstützung bei Visa und Delegationstätigkeiten Generelle Unterstützung der Teams bei: Dokumentation, Ablage, Büromanagement, Einkauf von Verbrauchsmaterial, Schulungsanmeldungen und allgemeinen TA-Aufgaben Was Sie mitbringen sollten: Langjährige einschlägige Berufserfahrung im Bereich Sekretariats-/Teamassistenz auf Führungsebene und in Abstimmung mit anderen Sekretariaten Sicherer Umgang und Erfahrung mit dem Management auf allen Hierarchieebenen, auch auf Vorstandsebene intern und extern Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Sehr gute Kenntnisse in der Reisebuchung und -abrechnung sowie sicheres und freundliches Auftreten, Teamfähigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein Ergebnisorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeiten Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Verständnis und interkulturelle Erfahrung wünschenswert Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift