Functieomschrijving
Voor Evides zoeken wij een Medewerker ICT Office. Je biedt tijdelijke ondersteuning aan het ICT-Office en zorgt ervoor dat administratieve en financieel-administratieve processen binnen ICT betrouwbaar, tijdig en zorgvuldig worden uitgevoerd.
Je bent de administratieve spil tussen ICT, Finance, Inkoop, HR en leveranciers en draagt bij aan een goed georganiseerde en efficiënte ICT-organisatie.
Binnen ICT-Office zijn werkzaamheden gewijzigd doordat onderdelen van het inhuurproces zijn overgedragen aan de Centrale Inhuurdesk. Tegelijk blijft een substantieel pakket aan administratieve, financiële en operationele werkzaamheden binnen ICT-Office belegd. Dit vraagt om een zelfstandige professional die overzicht houdt, zaken afmaakt en structuur brengt.
Je wordt één van de twee Medewerkers ICT-Office binnen een klein en hecht ICT-Office team. Het team bestaat uit een Senior Medewerker ICT-Office en twee Medewerkers ICT-Office, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de administratieve, financiële en operationele ondersteuning van de ICT-organisatie. Binnen dit team werk je nauw samen, neem je taken van collega’s over waar nodig en draag je bij aan verdere professionalisering van ICT-Office.
Werkzaamheden
Financiële en administratieve ondersteuning
- Je verwerkt en controleert facturen in Dynamics 365.
- Je handelt inkooporders, pakbonnen en verplichtingen af.
- Je verwerkt en controleert kosten, vooruitbetaalde kosten en administratieve reserveringen.
- Je ondersteunt bij budgetoverzichten en financiële rapportages.
- Je beheert en onderhoudt administratieve registraties en overzichten.
- Je ondersteunt bij maandafsluitingen en controles op financiële gegevens.
Ondersteuning leveranciers- en contractprocessen
- Je ondersteunt administratief contract- en inkoopprocessen.
- Je verwerkt en actualiseert contractgegevens.
- Je onderhoudt contract- en leveranciersoverzichten.
- Je stemt af met Inkoop en Finance over administratieve vraagstukken.
Operationele ICT-ondersteuning
- Je verwerkt aanvragen via TOPdesk.
- Je ondersteunt processen rondom middelen, bestellingen en leverancierswijzigingen.
- Je ondersteunt bij licentieadministratie.
- Je verwerkt hardware-, software- en dienstaanvragen.
Coördinatie en afstemming
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen binnen ICT.
- Je stemt intensief af met collega’s binnen ICT, Finance, Inkoop en HR.
- Je onderhoudt contact met leveranciers over administratieve, financiële en operationele vraagstukken.
- Je signaleert en volgt openstaande acties op.
- Je waarborgt continuïteit bij afwezigheid van collega’s.
Procesverbetering
- Je signaleert inefficiënties en knelpunten.
- Je doet verbetervoorstellen en helpt bij implementatie.
- Je ondersteunt bij het verder professionaliseren van ICT-Office.
- Je brengt structuur aan in administratieve processen en werkwijzen.
Jouw profiel
- Je hebt ervaring met financiële en administratieve processen en bent nauwkeurig in rapportages en controles.
- Je hebt ervaring met of affiniteit voor Dynamics 365 en TOPdesk, of je bent bereid je hier snel in te verdiepen.
- Je hebt ervaring met contract- en leveranciersadministratie en begrijpt administratieve inkoopprocessen.
- Je werkt zelfstandig, behoudt overzicht en rondt werkzaamheden zelfstandig af.
- Je communiceert duidelijk en werkt goed samen met collega’s in verschillende disciplines (Finance, Inkoop, HR en ICT).
- Je hebt een praktische, oplossingsgerichte houding en draagt actief bij aan procesverbetering en professionalisering.
Functie eisen
- Je beschikt over MBO+ of HBO werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een financieel-administratieve functie
- Je hebt aantoonbare ervaring met boekhoudkundige processen en financiële administraties
- Je hebt ruime ervaring met factuurverwerking, verplichtingenadministratie, inkooporders en kostenverwerking
- Je hebt ervaring met het controleren, reconciliëren en analyseren van financiële gegevens
- Je hebt ervaring met projectadministratie en het beheren van administratieve overzichten
- Je hebt aantoonbaar gevorderde ervaring met Microsoft Excel en bent gewend te werken met meerdere formules en grote datasets
- Je hebt ervaring met Dynamics 365 of vergelijkbare ERP-systemen
- Je hebt bij voorkeur ervaring met TOPdesk
- Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een ICT-organisatie; ervaring met administratie en boekhouding weegt zwaarder