Financieel medewerker Verplichtingenadministratie & Contractbeheer Ministerie van Buitenlandse zaken

Werk jij graag in een internationale omgeving en zorg je graag voor overzicht en structuur? Dan is de functie van financieel administratief medewerker bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag iets voor jou!

Wat ga je doen?

Als financieel administratief medewerker bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken fungeer je als eerste aanspreekpunt voor vragen over contract- en verplichtingenvastlegging en zorg je ervoor dat contracten en financiële verplichtingen goed worden vastgelegd in SAP.

Jouw taken:

• Vastleggen en beheren van (meerjarige) inkoopcontracten voor de ambassades en directies in Den Haag zoals huur-, facilitaire-, inhuur- en ICT-contracten.
• Registreren, actualiseren en controleren van financiële (meerjarige) verplichtingen in SAP.
• Verwerken van wijzigingen, verlengingen en correcties.
• Initiëren en beheren van repeterende huurbetalingen.
• Aanleggen en bijhouden van digitale inkoop- en contractdossiers.
• Signaleren van onjuistheden of onvolledigheden en deze bespreken met collega’s en klanten (ook in het Engels).
• Meedenken over hoe het werk slimmer en overzichtelijker kan.

Je werkt 36 uur per week. Je start zo snel mogelijk en gaat aan de slag voor 6 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.

Wie ben jij?

Als financieel administratief medewerker ben jij nauwkeurig, gestructureerd en communicatief sterk. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en denkt logisch na. Jij weet hoe belangrijk het is om afwijkingen te signaleren en durft deze ook te benoemen. Daarnaast heb jij van nature een ‘hand-on’ en leergierige mentaliteit.

Verder vragen we:

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur financieel-administratief.
• Ervaring met contract- en verplichtingenbeheer en het vastleggen van (meerjarige) financiële verplichtingen.
• Kennis en ervaring met SAP of een vergelijkbaar ERP-systeem.
• Ervaring binnen de overheid of een internationale organisatie is een pré.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (andere talen, zoals Frans of Spaans is een pré).

Waar ga je werken?

Je komt te werken bij de Financiële Service Organisatie (FSO) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, binnen het team Verplichtingenadministratie & Contractbeheer. Dit team bestaat uit een coördinator en zes collega’s. Samen ondersteunen jullie ongeveer 40 directies in Den Haag en 150 Nederlandse ambassades en consulaten wereldwijd. De werkomgeving is internationaal, collegiaal en professioneel.

Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken is zorgvuldigheid vanzelfsprekend en afspraken doen ertoe, ook als ze duizenden kilometers verderop worden uitgevoerd. Ze helpen elkaar, stemmen veel af en werken continu aan het verbeteren van de dienstverlening en werkprocessen. Collega’s werken dagelijks samen vanuit Den Haag, maar ook met ambassades in het buitenland.

Wat bieden we jou?

• Een salaris van €3016,50 tot €3879,75 o.b.v. 36 uur/ schaal 7, cao Rijksoverheid.
• Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
• Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
• Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 1.
• Je bouwt naar rato 28,89 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering.
• Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.