Projektassistenz (m/w/d)

Diese Aufgaben warten auf Sie: Administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen usw.) Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen Veranstaltungen Büromanagement: Beschaffung/Koordination von Büroausstattung (Möbel, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc.), Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für weitere Seminare, IT-Ausstattung Sammeln und bearbeiten Sie alle Signatur-/Autorisierungsanfragen gemäß dem Signaturprotokoll im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams Betreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.) Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E Reiseverfahren sowie Beantragung von Visa Vervollständigen Sie Arbeitszeittabellen und Spesenabrechnungen im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams Zusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentation und Korrespondenz (z. B. Berichte, Risikoprotokolle usw.) bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen Bearbeitung/Unterstützung von Personalabläufen (Einstellungen, Kündigungen, Ernennungen, Prüfung von Stundenzetteln), außerdem Einarbeitung von Neuanfängern in ihr Projektteam zur Sicherstellung des HR-Prozesses Was Sie mitbringen sollten: Abgeschlossene Berufsausbildung und mehr als 3 Jahre Berufserfahrung als Mitarbeiter im Backoffice, als Assistent oder in einer anderen vergleichbaren Position. Vertrautheit, Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit MS 365-Anwendungen (Büro, Outlook, Teams), Software und der Nutzung vernetzter PCs sind unerlässlich. Kenntnisse in SAP- und SE-internen Tools (E2E Travel, Ariba, SAP für Abwesenheitsmanagement, CIBT Visa etc.) bzw. ausgeprägte Lernbereitschaft. Fähig, höflich und professionell mit Kunden, Kollegen und Lieferanten umzugehen. Bereit, als Teil eines Teams zu arbeiten, bereit, interne und externe Kontakte zu knüpfen, Unternehmensabläufe zu erlernen und mit minimaler Unterstützung (sobald sie etabliert sind) zu bedienen. Ein Selbststarter, der bewiesen hat, dass er in der Lage ist, unter minimaler Aufsicht zu arbeiten Fähigkeit, sich an neue Situationen anzupassen und andere Funktionen im Team professionell zu unterstützen. Erfahrung in der Arbeit in einem multikulturellen Umfeld ist ein Muss, auch um kulturelle Unterschiede professionell anpassen und überwinden zu können. Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift