Functieomschrijving
Voor Gemeente Barneveld zoeken wij een Adviseur Digitaal Informatiebeheer en Implementatie. Je wordt ingehuurd vanwege specialistische kennis en ervaring op het gebied van digitaal informatiebeheer, implementatievraagstukken, informatievoorziening en veranderaanpakken.
De opdracht heeft een tijdelijk en resultaatgericht karakter en richt zich op het afronden, voorbereiden en verder brengen van meerdere initiatieven op het gebied van informatiebeheer. Hieronder vallen onder andere:
- Implementatie van e-mailarchivering;
- Implementatie van Teams-archivering;
- Aanschaf en implementatie van een anonimiseringstool;
- Voorbereiding van de aanbesteding van een sjablonengenerator;
- Voorbereiding van de aanbesteding van een Enterprise Search-oplossing.
Je hebt binnen de opdracht de ruimte om, binnen gestelde kaders, zelf prioriteiten aan te brengen en projecten te selecteren. Per project wordt gewerkt met vooraf vastgestelde haalbare resultaten op basis van de MOSCOW-methodiek.
Het doel is om meerdere initiatieven naar afgesproken eindresultaat te brengen en een generiek adoptieraamwerk op te leveren waarmee toekomstige implementaties binnen de organisatie ondersteund kunnen worden.
Werkzaamheden
- Vertalen van bestaande plannen naar concrete projectaanpakken;
- Uitwerken van technische oplossingsrichtingen voor nieuwe functionaliteiten;
- Coördineren van de realisatie van functionaliteiten in testomgevingen;
- Organiseren en begeleiden van testen;
- Afstemming met informatiebeheer, juridische zaken, concerncontrol, privacy, informatiebeveiliging en overige stakeholders;
- Opstellen van procedures voor implementatie, gebruik en beheer;
- Beschrijven van technische en organisatorische consequenties van nieuwe oplossingen;
- Uitwerken van use-cases voor nieuwe producten en voorzieningen;
- Inventariseren en vastleggen van functionele, technische en non-functionele requirements;
- Opstellen van een aanpak voor marktconsultaties en aanbestedingen;
- Adviseren over governance, planning en implementatiestrategieën;
- Ontwikkelen van een generiek adoptieraamwerk voor toekomstige implementaties.
Resultaat 1 – Afronding implementatietrajecten
- Uitgewerkte technische aanpak;
- Gerealiseerde functionaliteit in een testomgeving;
- Uitgevoerde testscenario's;
- Afgestemde bevindingen met relevante stakeholders;
- Implementatie- en beheerprocedures.
Resultaat 2 – Voorbereiding toekomstige voorzieningen
- Uitgewerkte use-cases;
- Functionele requirements;
- Technische requirements;
- Non-functionele requirements;
- Advies over aanbestedings- of marktconsultatiestrategie;
- Globale planning voor vervolgstappen.
Resultaat 3 – Generiek adoptieraamwerk
- Implementatieaanpak;
- Governance-structuur;
- Rollen en verantwoordelijkheden;
- Communicatielijnen;
- Planning en fasering;
- Uitgangspunten voor beheer en borging.
Resultaat 4 – MOSCOW-gestuurde projectresultaten
- Beschrijving van het beoogde resultaat volgens de MOSCOW-methodiek;
- Periodieke voortgangsrapportage;
- Oplevering van de overeengekomen projectresultaten.
Jouw profiel
- Resultaatgericht;
- Analytisch sterk;
- Organisatiesensitief;
- Omgevingsbewust;
- Zelfstandig;
- Adviesvaardig;
- Planmatig;
- Verbindend;
- Communicatief vaardig;
- Overtuigingskracht.
Organisatie
De opdrachtgever is een organisatie met een eigentijds, innovatief en dynamisch karakter die werkt aan ambitieuze projecten en aan het verbeteren van de informatievoorziening en informatiehuishouding. Diverse projecten en initiatieven dragen bij aan duurzaam, toekomstbestendig en rechtmatig informatiebeheer; sommige trajecten bevinden zich in de voorbereidings- of implementatiefase en vragen om aanvullende capaciteit om daadwerkelijk tot resultaten te komen. Je kunt bijdragen door zelfstandig projecten op te pakken, te structureren en te realiseren binnen de kaders die reeds zijn vastgesteld door de opdrachtgever.
Functie eisen
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op het gebied van informatiemanagement, bestuurskunde, bedrijfskunde, ICT of een direct vergelijkbare richting op minimaal hbo-bachelorniveau
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met implementatie- en verandertrajecten op het gebied van informatievoorziening en/of informatiebeheer
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie
- Je hebt aantoonbare ervaring met informatiebeheer, archivering en/of documentmanagement
- Je hebt aantoonbare ervaring met stakeholdermanagement binnen complexe organisaties
- Je hebt aantoonbare ervaring met projectmatig werken
- Je bent beschikbaar voor 24 uur per week gedurende de opdracht
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met implementatieprojecten op het gebied van digitaal informatiebeheer, archivering en/of documentmanagement
- Je hebt aantoonbare werkervaring met aanbestedingsvoorbereidingen, marktconsultaties en/of pakketselecties
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het opstellen van requirements, use-cases en procesbeschrijvingen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met governance-, adoptie- en/of implementatievraagstukken binnen overheidsorganisaties
- Je hebt aantoonbare werkervaring met project- en programmamanagement binnen informatievoorzieningsprojecten