Functieomschrijving
Voor Gemeente Zoetermeer zoeken wij een Administratief Medewerker Doorstroompunt. Je ondersteunt het team Leerplicht/Doorstroompunt met nauwkeurige administratieve verwerking van meldingen, het beheren van administratieve processen en het onderhouden van contacten, zodat leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches zich kunnen richten op hun wettelijke taken.
Jouw verantwoordelijkheden
- Administratieve verwerking van meldingen en beheer van administratieve werkprocessen.
- Dagelijkse representatieve en fysieke ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches.
- Verdelen van verzuim- en VSV-meldingen vanuit DUO.
- Eerste onderzoeken uitvoeren binnen werkprocessen met betrekking tot leerplicht- en RMC-wetgeving.
- Monitoren van lopende vrijstellingen en hier tijdig op anticiperen.
- Administratief afhandelen van processen-verbaal.
- Uitvoeren van secretariële werkzaamheden voor het team.
- Deelnemen aan interne en externe werkoverleggen.
- Opstellen en verstrekken van overzichten over verzuimmeldingen.
- Onderzoeken of Burgerzaken-aanvragen relevant zijn en terugkoppelen aan leerplicht.
- Ondersteunende werkzaamheden leveren voor senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager.
- Hand- en spandiensten voor LP/DSP en aanvullen van administratieve voorraden.
- Toepassen van kennis van de Wet Publieke Gezondheid (WPG) waar benodigd.
- Inkomende post ophalen en verwerken vanuit centrale schijven.
- Beheer van communicatie en contactbeheer, inclusief algemene mailbox en telefoon.
- Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO.
- Enkelvoudige vragen van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners afwegen, beantwoorden of registreren en zo nodig doorverwijzen.
- Opstellen van representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende mails).
- Contact onderhouden met verzuimmedewerkers van scholen.
- Signaleren van knelpunten in administratieve processen en actief meedenken over procesoptimalisatie (bijv. Lean).
- Beheren van het zaaksysteem voor administratieve registratie.
- Fysieke aanwezigheid op kantoor; agendaplanning en reserveren van vergaderzalen; beheer van vakantieroosters en overzichten.
Resultaten die je levert
- Transparante en tijdige verdeling van DUO-meldingen, inclusief meldingen van buitenscholen.
- Correcte, representatieve en professionele communicatie, intern en extern.
- Actuele en volledige registratie van gegevens in de systemen.
- Efficiënte administratieve processen met oog voor verbeteringen.
- Proactieve signalering van risico’s en knelpunten.
Jouw profiel
- Je werkt zelfstandig en toont een proactieve werkhouding.
- Je bent representatief en kunt foutloos corresponderen.
- Je hebt een sterke beheersing van kantoorautomatisering en digitale communicatie.
- Je werkt accuraat, integer en privacy-bewust.
- Je hebt een dienstverlenende houding en bent flexibel in je inzet.
- Je hebt kennis van de Wet Publieke Gezondheid (WPG) en handelt hiernaar.
- Ervaring met zaaksystemen en procesoptimalisatie is een pré.
Organisatie
De organisatie werkt vanuit de gemeente met aandacht voor verbinding, openheid, flexibiliteit en een lerende houding. Zij maken heldere keuzes, leggen verbindingen en stimuleren eigen initiatief om de stad en dienstverlening continu te verbeteren en toekomstbestendig te maken.
Functie eisen
- Je hebt in de afgelopen 6 maanden niet drie overeenkomsten gehad met een totale duur van 24 maanden bij dezelfde opdrachtgever.
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker met RMC-wetgeving, VSV (voortijdig schoolverlaten) en de Wet van school.
- Je bent bereid minimaal 75% van de werktijd fysiek aanwezig te zijn.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met een klantregistratiesysteem in relatie tot VSV.
- Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
Functie wensen
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen het team Leerplicht en Doorstroompunt
- Je hebt aantoonbare werkervaring met een leerlingenvolgsysteem dat gekoppeld is aan Doorstroompunt
- Je hebt een aantoonbaar afgeronde administratieve of secretariële opleiding op minimaal mbo 4 niveau
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van administratieve dossiers en het bewaken van wettelijke termijnen