Vorstandsreferententätigkeiten (ca. 75 % der Tätigkeit)
Unterstützung des Vorstands bei konzeptionellen und strategischen Fragestellungen sowie bei der Vorbereitung von Entscheidungsprozessen
Analyse und Aufbereitung von Informationen, Daten und Kennzahlen zur Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Managementberichten
Erstellung und Qualitätssicherung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Termine des Vorstands
Strukturierung und Pflege von Dokumenten sowie Unterstützung im Dokumentenmanagement
Eigenverantwortliche Bearbeitung von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands
Koordination und Controlling von Projekten in unterschiedlichen Themenfeldern, insbesondere im Rahmen strategischer Initiativen und Transformationsvorhaben
Unterstützung im Gremienmanagement, insbesondere bei der Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen und weiteren Gremienterminen
Koordination von Zuarbeiten aus den Fachabteilungen für Vorstandsunterlagen und Entscheidungsvorlagen
Executive Assistant Tätigkeiten (ca. 25 % der Tätigkeit)
Organisation und Koordination der Termine und Kalender des Vorstands
Planung und Organisation interner und externer Besprechungen sowie Videokonferenzen
Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung
Eigenverantwortliche Bearbeitung der Korrespondenz sowie Schnittstellenfunktion zwischen
Vorstand, Führungskräften und externen Ansprechpartnern
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Erstellung von Agenden und Protokollen
Dein Profil
Ausbildung & Erfahrung
Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. als Teamassistenz, Assistant to Management, Junior Referent)
Idealerweise erste Erfahrungen in der Immobilienwirtschaft oder im Mittelstand
Erfahrung im Umgang mit Geschäftsführung/Vorstand von Vorteil
Fachliche Kompetenzen
Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Betriebswirtschaftliches Grundverständnis und analytische Fähigkeiten
Persönliche Eigenschaften
Organisationstalent und ausgeprägtes Zeitmanagement
Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen
Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise
Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung
Warum wir?
Stabile Strukturen eines SDAX Unternehmens mit klarer Governance und sozialem Engagement
Kollegiales Umfeld und kurze Wege
Moderne, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle (38-Stunden-Woche) mit mobilem Arbeiten
30 Tage Urlaub zzgl. 3,5 Zusatztagen
Zusätzliche Benefits
Betriebliche Krankenversicherung und Gesundheitsmanagement