Office Support

Dit kun jij verwachten!

Ben jij iemand die energie krijgt van regelen, organiseren en overzicht houden? Vind je het leuk om veel verschillende werkzaamheden tegelijk op te pakken en ben jij degene die altijd alles op orde heeft? Dan is dit een functie waar jij waarschijnlijk heel blij van wordt.

Voor een professioneel en informeel adviesbureau in Utrecht zijn wij op zoek naar een Office Support medewerker. In deze rol ben jij samen met een collega de organisatorische spil van het team. Jij ondersteunt adviseurs, bewaakt processen, houdt planningen strak georganiseerd en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend start je met het plannen van sollicitatiegesprekken en het afstemmen van agenda’s, terwijl je later op de dag kandidaten telefonisch te woord staat, offertes controleert of de lunch en kantoorinkoop regelt.

Binnen deze organisatie krijg je veel vertrouwen, vrijheid en zelfstandigheid. Jouw mening telt mee, jouw initiatief wordt gewaardeerd en je werkt in een team waar collega’s echt naar elkaar omkijken.

Overige voorwaarden:

• Salaris tussen €3.000 en €4.500 bruto per maand op basis van 40 uur;
• 32 uur per week;
• Hybride werken: gemiddeld 2 dagen per week op kantoor in Utrecht;
• Jaarcontract met uitzicht op een vast contract;
• Goede vergoedingen voor thuiswerken, internet en reiskosten;
• Veel vrijheid en zelfstandigheid in je functie;
• Informele werksfeer met korte lijnen;
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen;
• Leuke teamactiviteiten en gezamenlijke momenten op kantoor.

 

Dit ga jij doen

Als Office Support ben jij de spil van de organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles op kantoor goed georganiseerd is en dat collega’s hun werk zonder gedoe kunnen uitvoeren. Je ondersteunt adviseurs in hun dagelijkse werkzaamheden en houdt overzicht over planningen en processen.

Je bent veel aan het schakelen tussen verschillende taken. Denk aan het plannen van gesprekken, beheren van agenda’s, contact met kandidaten en het controleren van documenten en offertes. Daarnaast zorg je dat de kantoororganisatie soepel draait door facilitaire zaken, inkoop en praktische regelingen te verzorgen zoals lunches en bestellingen.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Plannen en organiseren van sollicitatieprocedures en gesprekken;
• Bewaken van planningen, deadlines en processen;
• Beheren van agenda’s van adviseurs;
• Contact onderhouden met kandidaten, opdrachtgevers en ondersteuners;
• Afhandelen van inkomend telefoonverkeer;
• Opstellen, controleren en redigeren van offertes en kandidaatprofielen;
• Doorsturen en verwerken van kandidateninformatie;
• Beheren van vacatures, advertenties en berichten op website en social media;
• Verwerken en monitoren van procedures in het CRM-systeem;
• Verzorgen van facilitaire en organisatorische zaken op kantoor;
• Regelen van lunches, bloemen, bestellingen en kantoorinkoop;
• Ondersteunen tijdens interne overleggen en projecten.

 

Dit ben jij Jij bent iemand die energie krijgt van organiseren, regelen en overzicht houden. Je pakt graag meerdere werkzaamheden tegelijk op en weet daarin goed prioriteiten te stellen. Je werkt zelfstandig, bent servicegericht en communiceert makkelijk. Daarnaast werk je nauwkeurig en gestructureerd. Omdat je met vertrouwelijke informatie werkt, ga je zorgvuldig om met details en communicatie.
 

Je voelt goed aan wat er nodig is binnen een team en denkt actief mee over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

Wat we graag in jou terugzien:

• HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in een ondersteunende, administratieve of organiserende functie;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Goede kennis van Microsoft Office;
• Organisatorisch sterk en goed in plannen;
• Je houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen werkzaamheden;
• Dienstverlenend, zelfstandig en nauwkeurig;
• Beschikbaar voor 32 uur per week en in ieder geval op vrijdag.

Meer over de organisatie

Deze organisatie is gespecialiseerd in werving en selectie voor management-, directie- en staffuncties binnen verschillende sectoren. Vanuit het kantoor in Utrecht werkt een betrokken team nauw samen aan uiteenlopende opdrachten en procedures.

De organisatie kenmerkt zich door een professionele maar persoonlijke aanpak. Er wordt gewerkt in een informele omgeving waar collega’s veel samenwerken, elkaar ondersteunen en waar ruimte is voor eigen initiatief.

Binnen het team krijg je veel verantwoordelijkheid en vertrouwen. Jouw rol is onmisbaar binnen de dagelijkse operatie en je krijgt volop de ruimte om mee te denken, processen te verbeteren en jezelf verder te ontwikkelen.

Korte beschrijving Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, regelen en ondersteunen? Bekijk dan deze vacature! Solliciteer nu op de vacature Office Support! Herken jij je in het profiel van de vacature? Klik op onderstaande "solliciteer"-button en reageer direct. Neem contact met ons op via 030 6306381 en nieuwegein@kamphorstpersoneel.nl voor meer details over de functie. Of kom met ons in contact voor het bespreken van je wensen en de andere mogelijkheden binnen ons netwerk.